Datenschutzhinweise für Geschäftspartner, Lieferanten und Kommunikationspartner

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und einer Gesellschaft des Unternehmensverbundes der SIEMPELKAMP-Gruppe werden personenbezogene Daten zu Ihrer Person erhoben. Diese Erhebung kann direkt bei Ihnen stattfinden oder durch die bereitgestellten Informationen von Dritten erfolgen. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die stattfindenden Verarbeitungen und Ihre Rechte geben:

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche i.S.d. DSGVO ist ausschließlich die jeweilige Gesellschaft des Unternehmensverbundes, mit welcher Sie im Kontakt stehen und die Ihre Daten verarbeitet.

Zu den Gesellschaften

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

G. Siempelkamp GmbH & Co. KG
Der Konzerndatenschutzbeauftragte
Siempelkampstr. 75
47803 Krefeld

Herr Niklas Koenig
E-Mail: datenschutz@siempelkamp.com

Bei Fragen zu stattfindenden Verarbeitungsprozessen, Beschwerden gegen stattfindende Verarbeitungen oder für die Umsetzung von Betroffenenrechten wenden Sie sich ausschließlich direkt an den Datenschutzbeauftragten.

Rechte von Betroffenen

Unter den Voraussetzungen der gesetzlichen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie als betroffene Person folgende Rechte:

Verarbeitung im Rahmen der Kontakt- und Kommunikationsaufnahme

Art und Umfang der Verarbeitung

Bei der Kontaktaufnahme oder Kommunikation mit uns erfassen wir Daten um Ihre Anfrage zuweisen sowie bearbeiten zu können. Hierbei erfassen wir ausschließlich die zur Beantwortung Ihrer Anfrage notwendigen personenbezogenen Daten wie z.B.:

Personenstammdaten (Anrede, Titel, Vor- und Nachnamen)
Kommunikationsdaten (Telefon-, Fax- oder E-Mail-Adresse)
Produktinteresse
Informationen aus Ihrer Anfrage

Die Angabe von weiteren personenbezogenen Daten wie z.B. Mobilrufnummern, Anschriften etc. sind freiwillig und werden zum Zweck der einfacheren Kontaktaufnahme verwendet. Es sind keine negativen Konsequenzen mit der Nichtbereitstellung der Daten verbunden. Allerdings kann eine Nichtbereitstellung dazu führen, dass Kommunikationen erschwert bzw. verzögert werden.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellten E-Mail-Adressen möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der Benutzer gespeichert.

Zweck und Rechtsgrundlage

Bei der Kontaktaufnahme oder Kommunikation sowie der weiteren Abwicklung werden die Angaben der Benutzer zur Bearbeitung der Anfrage und der Abwicklung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet.

Findet eine Kontaktaufnahme unsererseits mit Ihnen statt, verarbeiten wir die Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder § 7 Abs. 3 UWG. Sie können der Verarbeitung dabei jederzeit widersprechen.

Speicherdauer

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit den Benutzern abschließend beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Erfolgt die Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit einem Vertragsabschluss, erfolgt unter Umständen eine Speicherung bis zu der Verjährung von Ansprüchen gegen den Verantwortlichen oder sofern die Unterlagen nicht mehr aufgrund von gesetzlichen Verpflichtungen nachgehalten werden müssen.

Verarbeitung von Daten bei Videokonferenzen

Art und Umfang der Verarbeitung

Bei der Verwendung von Videokonferenz-Tools verarbeiten wir unterschiedliche Arten von personenbezogenen Daten, welche durch den jeweiligen Videokonferenzanbieter zur Bereitstellung des Dienstes erfasst werden. Dabei werden unter anderem folgende Daten verarbeitet:

Angaben zu den Benutzern (Benutzername, E-Mail-Adresse)
Meeting Meta-Daten (IP-Adresse, ISP-Informationen, elektronische ID, Thema oder Beschreibung)
Einwahlinformationen mit Telefonen (Rufnummer, Länderbezeichnung, Start- und Endzeitpunkt)

Optionale Informationen sind dabei:

Angaben zu den Benutzern (Bild- und Ton, Profilbild)
Weiteres (geteilte Bildschirminhalte, Kameraposition, Informationen des näheren Umfelds)
Optionale Aufzeichnungen (MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats)

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Zweck und Rechtsgrundlage

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Verbundsunternehmen verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Diensten sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Weitergabe von Daten an Verbundsunternehmen

Art und Umfang der Verarbeitung

Für die Bereitstellung unserer Leistungen sowie zur Abwicklung von Verträgen beauftragen wir unter Umständen Verbundsunternehmen der Siempelkamp-Gruppe zur Erfüllung dieser Leistungen. Dabei können folgende Informationen weitergegeben werden:

Unternehmensinformationen
Personenstammdaten (Anrede, Titel, Vor- und Nachname)
Kommunikationsinformationen (Telefon- oder E-Mail-Adresse)
Vertragsinformationen (Projektzeiträume oder Leistungsübersichten)

Zweck und Rechtsgrundlage

Zur Abwicklung von Verträgen verarbeiten wir die Daten aufgrund des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Weitergabe findet dabei zur Erfüllung von Erbringung von Planungs-, Produktions- oder Lieferleistungen statt.

Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie ohne Angabe von Gründen jederzeit widersprechen.

Speicherdauer

Die Daten speichern wir dabei so lange, wie diese zur Wahrung, Durchsetzung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich sind. Je nach Projektumfang ist eine Speicherung von bis zu 30 Jahren möglich.

Weitergabe von Daten an Ämter und Behörden

Art und Umfang der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden und Geschäftspartnern erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen oder Behörden berechtigt übermittelt werden.

Die Datenübermittlung an Behörden erfolgt ausschließlich im Rahmen gesetzlicher Vorschriften. Zu den verarbeiteten Daten können je nach Kontext gehören:

Personenstammdaten (z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum)
Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Finanzdaten (z.B. Kontonummer, Steuerinformationen)
Weitere Kategorien, die gesetzlich vorgeschrieben sind

Die Daten werden in elektronischer Form übermittelt und können in Datenbanken der Behörden gespeichert werden.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO und des BDSG. Die Datenübermittlung an Behörden erfolgt in erster Linie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen nationalen Gesetzen oder aufgrund eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ein berechtigtes Interesse kann beispielsweise die Aufdeckung von Straftaten, die Gewährleistung des Netz- und Informationssicherheit oder die Durchsetzung von rechtlichen Ansprüchen sein.

Speicherdauer

Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf der Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.

Durchführung von Bonitäts- und Kreditwürdigkeitsprüfungen

Art und Umfang der Verarbeitung

Zur Überprüfung von Bonitäts- und Kreditwürdigkeiten übermitteln wir vor dem Abschluss eines Vertrages mit Kunden Unternehmensinformationen an Auskunfteien oder fragen dort Informationen an.

Hierbei übermitteln oder erhalten wir grundlegende Unternehmensinformationen:

Unternehmensinformationen
Zeitraum
Projektinformationen
Kreditwürdigkeiten und Kreditlimits
Einstufung der Auskunftei

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten je nach Projektumfang auf Grundlage des wirtschaftlichen berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder in einzelnen Fällen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Abwicklung von vertraglichen oder vorvertraglichen Maßnahmen.

Speicherdauer

Wir halten diese Informationen bis zu 3 Jahre/Monate zur Wahrung unserer wirtschaftlichen berechtigten Interessen vor.

Durchführung von Sanktionslistenprüfungen

Art und Umfang der Verarbeitung

Im Rahmen von verpflichtenden Sanktionslistenprüfungen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die erforderlich sind, um die Identität von Personen oder Unternehmen zu überprüfen und festzustellen, ob diese auf Sanktionslisten aufgeführt sind. Zu den verarbeiteten Daten können gehören:

Personenstammdaten (Anrede, Titel, Name- und Nachname)
Identifikationsmerkmale (Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit)
Zugehörigkeiten oder geografische Informationen (Adressen, Unternehmensbezeichnungen und gegebenenfalls weitere Identifikationsdaten)

Die Daten können aus internen Quellen, wie Kunden- oder Lieferantendatenbanken, oder aus externen Quellen, wie öffentlich zugänglichen Sanktionslisten, stammen.

Zweck und Rechtsgrundlage

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Sanktionslistenprüfungen besteht darin, die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen sicherzustellen, die darauf abzielen, Geschäftsbeziehungen mit sanktionierten Personen oder Unternehmen zu verhindern oder zu beenden.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Sanktionsgesetzen und -verordnungen, sowie gegebenenfalls die Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wie beispielsweise das Interesse an der Verhinderung von Rechtsverstößen und der Sicherung der Reputation des Unternehmens.

Speicherdauer

Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten im Rahmen von Sanktionslistenprüfungen richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den Erfordernissen zur Dokumentation der Einhaltung von Sanktionsvorschriften. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten routinemäßig gelöscht, sofern keine weiteren rechtlichen Verpflichtungen oder berechtigten Interessen die weitere Speicherung erfordern.

Verarbeitung im Rahmen der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Art und Umfang der Verarbeitung

Im Rahmen der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Beurteilung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Zu den verarbeiteten Daten können gehören:

Personenstammdaten (Anrede, Titel, Vor- und Nachname)
Kommunikationsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kontaktdaten)
Weitere Daten (Vertragsdaten, Dokumentation von Sachverhalten, finanzielle Daten und andere Daten, die für die rechtliche Beurteilung relevant sind)

Die Daten können aus internen Quellen, wie Kunden- oder Mitarbeiterdatenbanken, oder aus externen Quellen, wie Gerichtsakten oder Schriftverkehr mit Anwälten, stammen.

Zweck und Rechtsgrundlage

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen besteht darin, die rechtlichen Interessen des Unternehmens oder der betroffenen Person zu wahren und durchzusetzen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. In bestimmten Fällen kann die Verarbeitung auch aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich sein.

Speicherdauer

Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten im Rahmen der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den Erfordernissen zur Dokumentation der Rechtsverfolgung. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten routinemäßig gelöscht, sofern keine weiteren rechtlichen Verpflichtungen oder berechtigten Interessen die weitere Speicherung erfordern.

Verarbeitung für die Selbstregistrierung und Teilnahme an Ausschreibungen

Art und Umfang der Verarbeitung

Zur Durchführung und Abwicklung von Ausschreibungen nutzen wir die SynerTrade Ausschreibungsplattform. Für die Teilnahme an dem Ausschreibungsverfahren erfassen wir folgende Ihrer Daten:

Personenstammdaten (Anrede, Titel, Vor- und Nachname)
Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
Lieferantenhistorie
Planungs- und Steuerungsdaten
Auskunftsangaben (von Dritten, z.B. Auskunfteien, oder aus öffentlichen Verzeichnissen)
Produktstammdaten und Lieferantenstammdaten

Die von Ihnen bereitgestellten Daten geben Sie freiwillig unter Berücksichtigung der Datenschutzhinweise an.

Zweck und Rechtsgrundlage

Zweck der Verarbeitung ist die Registrierung Ihres Unternehmens für die Teilnahme an und Abwicklung von Ausschreibungen sowie Abwicklung von daraus entstehenden Vertragsbeziehungen.

Rechtsgrundlage der Registrierung ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weitergehende Rechtsgrundlagen wie z.B. die Abwicklung von vertraglichen- und vorvertraglichen Maßnahmen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten so lange bis die Erfüllung des Zwecks abgeschlossen ist.

Sofern die Ausschreibung eine Vertragsbeziehung hervorruft, speichern wir Ihre Daten aus steuerlichen Gründen mindestens 10 Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB).

Vorbehalt von Verarbeitungen aufgrund von System- oder Prozessanpassungen (z.B. Anonymisierung, Löschung, Systemwechsel)

Art und Umfang der Verarbeitung

Im Rahmen von System- oder Prozessanpassungen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Anpassung, Verbesserung oder Wartung unserer Systeme und Prozesse erforderlich sind. Zu den verarbeiteten Daten können gehören:

Personenstammdaten (Anrede, Titel, Vor- und Nachname)
Kommunikationsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnumemr, Kontaktdaten)
Sonstige Informationen (Benutzerkontodaten, Vertragsdaten, technische Daten und andere Daten, die im Rahmen der Systeme und Prozesse gespeichert sind)

Die Daten können aus internen Systemen und Datenbanken stammen und können im Rahmen der Anpassungen verändert, anonymisiert, gelöscht oder in ein neues System übertragen werden.

Zweck und Rechtsgrundlage

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von System- oder Prozessanpassungen besteht darin, die Effizienz, Sicherheit und Konformität unserer Systeme und Prozesse zu gewährleisten und zu verbessern.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung kann die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sein, wenn die Anpassungen zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen erforderlich sind. Alternativ kann die Verarbeitung auf der Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, wenn die Anpassungen zur Verbesserung der Systeme und Prozesse notwendig sind.

Speicherdauer

Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten im Rahmen von System- oder Prozessanpassungen richtet sich nach den Erfordernissen des Anpassungsprozesses und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Daten, die für die Anpassung nicht mehr erforderlich sind, werden gelöscht oder anonymisiert. Daten, die in ein neues System übertragen werden, unterliegen den Speicherfristen, die für die zugrundeliegende Hauptverarbeitung gelten.

Identitätsprüfung und Datenabgleich durch Dun & Bradstreet GmbH

Art und Umfang der Verarbeitung

Dun & Bradstreet (Dun & Bradstreet Deutschland GmbH, Robert-Bosch-Straße 11, 64293 Darmstadt) sammelt und erhebt eigenständig Unternehmensdaten und bereitet diese mit einer eigenständigen eindeutigen ID auf (D&B D-U-N-S®-Nummer).

Zur Wahrung der Richtigkeit von Informationen und zur Identitätsprüfung übermitteln wir Daten von Lieferanten und Dienstleistern an Dun & Bradstreet und gleichen diese mit den von Dun & Bradstreet bereitgestellten Informationen ab. Die Datensätze von Lieferanten oder Dienstleistern ergänzen wir in diesem Prozess mit der eindeutigen D&B D-U-N-S®-Nummer.

Zweck und Rechtsgrundlage

Zur kontinuierlichen Wahrung der Korrektheit von Daten verarbeiten wir Unternehmensinformationen zur Erfüllung von vertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung unserer wirtschaftlich berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir haben mit der Dun & Bradstreet Deutschland GmbH eine Vereinbarung über die Verarbeitung von Daten abgeschlossen.

Speicherdauer

Informationen, welche wir an Dun & Bradstreet Deutschland GmbH übermitteln werden ausschließlich bis zur Erfüllung des Zwecks gespeichert. Von der Dun & Bradstreet Deutschland GmbH erhaltene Informationen (z.B. Änderungen von Anschriften, D&B D-U-N-S®-Nummer oder Informationen zu Unternehmen) speichern wir bis zu der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen oder sofern der Zweck, für den diese erhoben wurden, erreicht ist.

Informationen zu den Datenverarbeitungen der Dun & Bradstreet Deutschland GmbH finden Sie hier: https://www.dnb.com/de-de/datenschutz/

Durchführung von KI-unterstützten Lieferantensuchen

Art und Umfang der Verarbeitung

Wir nutzen eine künstliche Intelligenz (KI) zur Unterstützung unserer Lieferantensuche. Hierzu werden relevante Informationen über potenzielle Lieferanten verarbeitet. Dies kann unter anderem Folgendes beinhalten:

Name des Unternehmens
Kontaktdetails (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Unternehmensart
Produktsortiment
Preisinformationen
Historische Bestellinformationen
Andere relevante Informationen zur Bewertung der Eignung des Lieferanten

Die KI führt eine automatische Analyse dieser Daten durch, um mögliche Lieferanten auf der Grundlage vordefinierter Kriterien zu identifizieren und zu bewerten.

Zweck und Rechtsgrundlage

Der Zweck dieser Verarbeitung ist die Verbesserung unserer Lieferantensuche und -auswahl, um effizientere und effektivere Geschäftsentscheidungen treffen zu können. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, nämlich die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten von potenziellen Lieferanten werden solange gespeichert, wie sie für die Erreichung des oben genannten Zwecks erforderlich sind. In der Regel werden diese Daten nach Abschluss des Lieferantenauswahlprozesses überprüft und wenn sie nicht mehr benötigt werden, gelöscht. Bei einem positiven Auswahlprozess werden die Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.