Verfahrensordnung zum Beschwerdesystem der SIEMPELKAMP Gruppe für den eigenen Geschäftsbereich und die Lieferketten

1.1 Wer ist für Beschwerden im Zusammenhang mit Menschenrechten und Umweltbelangen zuständig?

Zuständig für die Einrichtung dieses Beschwerdeverfahrens ist der Zentralbereich Compliance. Bei weitergehenden Fragen zum Beschwerdeverfahren und den entsprechenden Prozessen steht der Zentralbereich Compliance (nachfolgend „Beschwerdestelle“) der SIEMPELKAMP Gruppe unter compliance@siempelkamp.com zur Verfügung.

1.2 Wer kann Beschwerden abgeben? Welche Beschwerden werden bearbeitet?

Über dieses Beschwerdeverfahren können potenzielle Risiken im Hinblick auf menschenrechtliche und umweltbezogene Belange beziehungsweise Pflichtverletzungen (nachfolgend „Vorfälle“) gemeldet werden.

Diese Verfahrensordnung richtet sich (ergänzend zum bestehenden internen Meldekanal) an die eigenen Beschäftigten sowie Beschäftigte bei unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern. Darüber hinaus sollen aber auch alle anderen potenziell Betroffenen und ggf. deren Vertreter(innen) (nachfolgend geschlechtsneutral „Hinweisgeber“) dieses Verfahren nutzen können.

1.3 Muss man Konsequenzen bei einer Beschwerde befürchten?

SIEMPELKAMP nimmt alle Beschwerden ernst. Hinweisgebern sollen aufgrund von Beschwerden keinerlei Nachteile drohen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Hinweisgeber selbst vom gemeldeten Vorfall betroffen ist. Die SIEMPELKAMP Gruppe und die entsprechenden Fachbereiche werden dabei grundsätzlich negative Konsequenzen aufgrund von Beschwerden nicht tolerieren und im Einzelfall konkrete Maßnahmen aufzeigen, mit denen Beschäftigte oder Zulieferer rechnen müssen, wenn Hinweisgeber negativen Konsequenzen ausgesetzt werden. Hinweisgeber werden ermutigt, auch etwaige negative Konsequenzen nach einer Beschwerde zu melden.

Die Bearbeitung der Beschwerde und die entsprechende Untersuchung wird fair, objektiv und unter Wahrung der Vertraulichkeit durchgeführt. Die anwendbaren Vorschriften des Datenschutzes werden berücksichtigt.

1.4 Wie werden Beschäftigte geschützt?

Zum Schutz von Beschäftigten werden bei besonders sensiblen Beschwerden bzw. Vorfällen im Einzelfall die Hinweise und ihre Beschreibung von der Beschwerdestelle anonymisiert. Ein Rückschluss auf Personen soll in der weiteren Bearbeitung nicht möglich sein. Eine Anonymisierung findet nicht statt, wenn die Beschwerdestelle bei der Erstbewertung zu dem Schluss kommt, dass ein schwerwiegender Verstoß gegen menschenrechtliche oder umweltbezogene Belange zu befürchten ist und eine Anonymisierung der Aufarbeitung hinderlich sein könnte.

1.5 Ist die Beschwerdestelle unabhängig?

Die Beschwerdestelle ist bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben (auch hinsichtlich der Festlegung des Prüfungsumfangs und der Berichterstattung über Prüfungsergebnisse) und Bewertung ihrer Prüfungsergebnisse von Weisungen unabhängig.

1.6 Wie werden Zugangsbarrieren zum Beschwerdeverfahren vermieden?

Die SIEMPELKAMP Gruppe hat insbesondere folgende Maßnahmen ergriffen, um Zugangsbarrieren zum Beschwerdeverfahren gering zu halten:

• das digitale Beschwerdesystem für das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ist ein webseitenbasierter Beschwerdekanal mit einer Online-Maske zur Eingabe, die einfach auffindbar ist,
• Informationen über und der Zugang zu den Beschwerdekanälen werden in mehreren Sprachen, mindestens in Deutsch und Englisch, sichergestellt und
• das Verfahren ist mit keinen Kosten verbunden. 
• Mitarbeitern der Siempelkamp Gruppe steht zusätzlich das bereits etablierte interne Meldesystem zur Verfügung und sie werden hierzu geschult.

2. Details zum Ablauf des Beschwerdeverfahrens

2.1 Beschwerde abgeben:

Hinweisgeber haben die Möglichkeit, die Beschwerden über die folgenden verschiedenen Kanäle anonym oder mit Kontaktangaben abzusetzen

• E-Mail-Adresse: compliance@siempelkamp.com
• Website: www.siempelkamp.com

Zur späteren Kontaktaufnahme bei Nutzung der Website als Beschwerdekanal ist die Eingabe einer E-Mail-Adresse erforderlich. Hinweisgeber können E-Mail-Adressen nutzen, die keine Rückschlüsse auf ihre Person durch SIEMPELKAMP zulassen. Beschwerden werden nicht vorrangig bewertet oder aufgearbeitet, sondern grundsätzlich nach ihrem Eingang und ggf. nach ihren potenziellen Auswirkungen.

2.2 Eingang dokumentieren

Jeder Hinweis bzw. jede Beschwerde, welche/r durch die oben genannten Kanäle erfolgt, wird von der Beschwerdestelle erfasst und dokumentiert. Dies gilt nicht nur für den Eingang, sondern für den gesamten Bearbeitungszeitraum und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

2.3 Eingangsbestätigung an Hinweisgeber

Nach Erhalt der Beschwerde sendet die zuständige Beschwerdestelle an die Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung. Dabei wird der vom der Hinweisgeber genutzte Beschwerdekanal berücksichtigt. Soweit eine Eingangsbestätigung nicht versendet werden kann, beispielsweise weil der Hinweisgeber keine Kontaktdaten angegeben hat, wird keine Eingangsbestätigung übermittelt.

2.4 Kommunikation an Hinweisgeber

Die Beschwerdestelle wird sich bemühen, so schnell wie möglich die erste Rückmeldung an Hinweisgeber zu geben, spätestens jedoch innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung. Die Beschwerdestelle wird Hinweisgeber über getroffene Maßnahmen informieren. Die Beschwerdestelle wird sich bemühen, Hinweisgebern innerhalb von sechs Monaten nach der Eingangsbestätigung eine abschließende Rückmeldung im Hinblick auf den Vorfall zu geben. In Fällen, in denen eine umfassendere oder gründlichere Untersuchung erforderlich ist, kann unter Umständen eine diesbezügliche Rückmeldung später erfolgen.

2.5 Zulässigkeit prüfen

Die Beschwerdestelle überprüft die Zulässigkeit der Beschwerde und die LkSG Relevanz. Zulässig ist eine Beschwerde, wenn sie ausreichende und plausible Informationen über einen potenziellen Vorfall enthält, sodass eine weitere Bearbeitung möglich ist. Eine Beschwerde ist relevant, wenn die Überprüfung ergibt, dass es Hinweise auf menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken in der Lieferkette oder im eigenen Geschäftsbereich gibt. Im Übrigen ist ein Beschwerde relevant, wenn dieser potentielle Verletzungen der Vorschriften des LkSG, die durch das Unternehmen selbst, dessen unmittelbare oder mittelbare Zulieferer entstanden sind, beinhaltet.

Dabei ergeben sich die folgenden drei Fallgestaltungen:

• Fall 1: Beschwerde ist zulässig und LkSG relevant -> Die Erstbewertung beginnt
• Fall 2: Beschwerde ist nicht zulässig -> Der Hinweisgeber wird informiert.
• Fall 3: Beschwerde hat keine LkSG Relevanz -> Dem Hinweis muss ggf. durch andere Fachabteilungen aufgrund sonstiger Relevanz für die SIEMPELKAMP Gruppe nachgegangen werden.

2.6. Erstbewertung durchführen

Die Beschwerde wird weitergehend untersucht, wenn sie schlüssig ist. Der potenzielle Hinweis wird weiterverfolgt, wenn nach den zur Verfügung gestellten Unterlagen, insbesondere der Sachverhaltsbeschreibung des Hinweisgebenden, der Auswertung der vom Hinweisgebenden im Einzelfall eingereichten Unterlagen und weiterer, ohne Weiteres zugänglicher Informationen ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko bzw. eine Verletzung der Vorschriften des LkSG wahrscheinlich ist.

Es werden keine zu hohen Anforderungen an die Annahme der Schlüssigkeit gestellt, etwa dass klare Beweise vorliegen müssen. Konkrete, mögliche bzw. wahrscheinliche Tatsachen und Anhaltspunkte müssen dem Verdacht jedoch zu Grunde liegen. Sobald dies der Fall ist, geht es entweder mit Schritt 2.7 weiter und ein Schlichtungsverfahren wird durchgeführt oder mit Schritt 2.8 und die Beschwerde wird intern weiter aufgeklärt.

2.7 Schlichtungsverfahren durchführen

Die SIEMPELKAMP Gruppe kann mit dem Ziel der Wiedergutmachung ein Verfahren zur einvernehmlichen Beilegung anbieten. Voraussetzung hierfür ist, dass der Hinweisgeber auch die vom potenziellen Verstoß betroffene Person ist. In einem solchen Schlichtungsverfahren wird eine gemeinsame Lösung zur Beilegung der Beschwerde gefunden. Sofern der Hinweisgeber das Angebot zum Schlichtungsverfahren annimmt, arbeitet die Beschwerdestelle gemeinsam mit den relevanten Fachbereichen mit dem Hinweisgeber mithilfe eines neutralen und vermittelnden Dritten (z. B. einem Ombudsmann) an einer Lösung und leitet korrespondierende Maßnahmen ein. Eine Verpflichtung zur Durchführung eines Schlichtungsverfahrens sieht das LkSG allerdings nicht vor. Auch die beispielsweise Wiedergutmachung ist grundsätzlich nicht verpflichtend.

Falls das Schlichtungsverfahren nicht durchgeführt wird oder zu keiner Lösung kommt, sind die Ausführungen in 2.8 anwendbar und die Beschwerde wird intern weiter aufgeklärt.

2.8 Beschwerde intern aufklären

Grundsätzlich bindet die Beschwerdestelle weitere Interessensgruppen bei der internen Aufklärung ein:

a) Das zentrale SIEMPELKAMP Risikomanagement wird ggf. eingebunden, um die Beschwerde auf unternehmerische Risiken zu untersuchen.

b) Die Beschwerdestelle übermittelt eine Ermittlungsaufforderung an die zuständigen Fachbereiche, welche aufgefordert sind, für die Aufklärung der Beschwerde folgende weitere Prozessschritte durchzuführen:

• Ermittlungsschritte definieren: Die Fachbereiche definieren die notwendigen Ermittlungsschritte, um der Beschwerde nachzugehen und den Sachverhalt abschließend zu bestimmen.
• Maßnahmen zur Ermittlung definieren: Die Fachbereiche definieren selbst die im Einzelfall angemessenen Maßnahmen, die zur Sachverhaltsermittlung erforderlich sind.
• Ermittlungsschritte ausführen: Die definierten Ermittlungsschritte werden schnellstmöglich durchgeführt.
• Mit weiteren Fachbereichen abstimmen: Falls notwendig, werden weitere Fachbereiche involviert.
• Sachverhalt bewerten: Die Fachbereiche bewerten den Sachverhalt auf Basis der vorhandenen Informationen.
• Rückmeldung dokumentieren: Das Ergebnis der Sachverhaltsbewertung wird der internen Koordinationsstelle gemeldet und dokumentiert.
• Ableitung von Maßnahmen in Abstimmung der relevanten Fachabteilungen: Sofern sich der Hinweis bestätigt hat, formulieren die Fachbereiche notwendige Maßnahmen.

2.9 Maßnahmen ergreifen

Ergibt die Untersuchung der Beschwerde, dass ein Risiko besteht oder eine Verletzung vorliegt, werden in Abstimmung mit den relevanten Fachabteilungen entsprechende Präventions- bzw. Abhilfemaßnahmen ergriffen (s. o.).

Die konkrete Ausgestaltung, Durchführung und Überprüfung der Umsetzung der Maßnahmen liegt in der Verantwortung des jeweiligen Fachbereichs.

2.10 Abschließende Information des Hinweisgebers

Der Hinweisgeber wird transparent informiert, wie mit seiner Beschwerde verfahren wurde und welche Maßnahmen ergriffen wurden.